- CLIENTI

PANORAMICA GENERALE

Quando registri un nuovo cliente ti consigliamo di non scrivere tutto maiuscolo o tutto minuscolo, ma di rispettare la maiuscole e le minuscole, non per formalismi grammaticali, ma perché in questo modo si usa uno standard, fondamentale nei gestionali. Quando registri un cliente cerca di compilare quante più informazioni possibili, ma nota bene che alcune sono indispensabili come nome, cognome, C.F / P.IVA, indirizzo e città di residenza. Questi dati sono indispensabili per la fattura.

Sistema Tessera Sanitaria se invii al Sistema TS ricorda che devi inserire il C.F. in modo corretto e l'unico modo per farlo è leggere la Tessera Sanitaria del cliente per mezzo di lettore di codice a barre. il calcolo che il software utilizza è solo un modo per velocizzare la registrazione, ma non c'è alcuna certezza che il C.F. sia corretto in quanto il calcolo non tiene conto delle omonimie.

Fattura Elettronica se devi inviare allo SDI è imprescindibile compilare, nell'anagrafica cliente, il box Fattura Elettronica dove specificare che tipo di cliente è - Pubblica Amministrazione - Persona Giuridica o Persona Fisica - inserire il Codice Destinatario - sette zeri se si tratta di persona fisica - e/o l'indirizzo PEC.

Ricerca cliente

È possibile cercare i clienti per nome e cognome, ID, Codice Fiscale, email e telefono. Puoi cercare solo i clienti "attivi".

Disattivare il cliente

Per disattivare un cliente vai sull'anagrafica del cliente, entra in modifica e togli il flag sul tasto "Attivo" che trovi in basso a destra. A questo punto il cliente non comparirà più tra gli utenti selezionabili in calendario per un appuntamento.

Registrare un cliente straniero

Per registrare un cliente straniero puoi visualizzare il seguente video tutorial https://www.youtube.com/watch?v=g9J-dS-MXLI

PROBLEMI RICORRENTI

Perché non riesco ad eliminare il cliente?

Come prima cosa va specificato che è consigliabile non eliminare nulla, tantomeno un cliente. Ciò detto per eliminare il cliente devi eliminare tutto ciò che è ad esso associato, pazienti, fatture, notule, preventivi e appuntamenti. Per eliminare il paziente devi eliminare prima tutto ciò che è ad esso associato: Cartella Clinica e appuntamenti. Se hai problemi con l'eliminazione della Cartella CLinca cerca in questo manuale la voce "Cartella Clinica".

Non trovo il CAP del mio cliente

In fase di registrazione cliente, per ragioni di spazio l'elenco delle città proposte è limitato, così i CAP visualizzati sono i primi 5, il CAP che devo inserire non è tra questi, scrivi per esteso la città e il CAP e Smart Vet (dall'elenco) ti proporrà la città e CAP corretto.

Modica anagrafica cliente

Modificare l'anagrafica di un cliente può sembrare un'attività banale, ma devi far attenzione ai documenti creati precedentemente e ristampati post modifica: questi ultimi prederanno le informazioni aggiornate. Quindi devi fare attenzione e capire se la modifica comporta dei problemi, come nel caso delle fatture. La buona prassi dei gestionali (in generale non solo del nostro) dice che bisognerebbe creare una nuova anagrafica.

PRIVACY

Il documento Privacy che trovo su Smart Vet, è adatto alla mia attività?

Il documento Privacy che Smart Vet ti mette a disposizione è un documento redatto dal nostro consulente Privacy. È un documento RDGP compliance, quindi si potrebbe tranquillamente adattare alla tue esigenze; qualora non lo trovassi adatto puoi sempre creare un tuo documento personalizzato nella sezione "Documentale" oppure utilizzare un tuo documento cartaceo. Il vantaggio che ti offre Smart Vet con il documento che trovi inserito di default è l'automazione della firma, ma non sei costretto ad utilizzarlo, puoi scegliere la modalità a te più congrua.

A cosa servono i pulsanti che trovo nella sezione Privacy?

- Attivo: serve per discriminare i clienti attivi e quali inattivi. Il criterio con cui viene definito un cliente "Attivo" è stabilito da te. I clienti disattivati non vengono proposti sul calendario per gli appuntamenti.

- Opposizione al sistema TS: se e quando un cliente si oppone all'invio delle proprie fatture al TS allora devi flaggare questa casella in modo che le fatture del suddetto non vengano contemplate nella sezione invio.

- Consenso RGPD 2016/679: È un campo di promemoria, serve ad avere il colpo d'occhio e capire se il cliente che hai davanti ha già sottoscritto la Privacy (entrata in vigore il 25 maggio 2018)

- Consenso D.Lgs. 196/2003: Fa riferimento alla "vecchia Privacy. È un campo di promemoria, serve ad avere il colpo d'occhio e capire se il cliente che hai davanti ha già sottoscritto la Privacy. Se hai acquistato Smart Vet dopo il 25 maggio 2018 puoi ignorare questo pulsante.

VARIE

Come cambio il cliente di un animale?

La cosa opportuna da fare è inserire nelle note dell'anagrafica paziente che quel paziente è stato adottato/ceduto ad un nuovo cliente. Quindi ricreare una nuova anagrafica paziente associata al nuovo cliente.

Non è consigliato eliminare l'anagrafica paziente perché in questo modo si perderebbero i dati registrati sulla cartella clinica, così come non è consigliato riportare i "vecchi" dati della cartella clinica sulla nuova anagrafica paziente in quanto in questo modo non ci sarebbe una corrispondenza tra ciò che è stato clinicamente eseguito e ciò che è stato fatturato, preventivato, etc. Il compito primo del gestionale, di qualsiasi gestionale, è avere uno storico il più possibile corretto.