- FATTURA

Panoramica generale fatture

Primi passi

La prima cosa da fare per emettere una fattura è configurare il proprio listino prestazioni. Se vuoi gestire anche la cessione del farmaco devi creare i tuoi magazzini. Infatti in fattura puoi inserire le prestazioni sanitarie e gli articoli di magazzino. Per emettere fattura devi aver creato almeno un cliente. Esauriti questi passi, vai su Cliente - Fattura - Emetti nuova fattura.

Reportistica fatture

Dal menù di sinistra di Smart Vet, Amministrazione - Fatture Attive hai l'elenco delle fatture emesse che puoi cercare per numero o scorrere le pagine. Trovi inoltre un calendario - in alto a sinistra - che se selezionato ti permette di stampare i report che trovi a fianco a destra. Prima di stampare i report puoi selezionare il formato del file PDF, Excel o CSV. Questi report possono essere usati in consultazione oppure scaricati e forniti al commercialista per la gestione contabile.

Sconto in fattura

Per inserire lo sconto in fattura bisogna come prima cosa creare una voce sconto sul listino. Quindi vai su Configurazione - Listino - Listino prestazioni prestazioni. Crea quindi una nuova prestazione con un nome "Sconto", lascia il campo "prezzo" a zero e inserisci uno zero su IVA ed ENPAV in modo che al momento di inserire la voce "Sconto" in fattura questi ultimi due valori saranno a zero. Ogni volta che vuoi inserire uno sconto in fattura, inserisci la voce suddetta e scrivi l'importo in negativo - con il segno "-". Nota bene, lo sconto è a totale, cioè il cliente vedrà l'importo scontato inserito e può essere usato per le fatture che verranno inviate allo SDI. Ricorda che se devi inviare le fatture a Sistema Tessera Sanitaria, in questo caso l'AdE non accetta voci in negativo.

Configurazione fatture

Fattura BIS

Non è possibile aggiungere una dicitura, per esempio BIS, a fianco al numero fattura. Quello che è possibile fare è aggiungere una nota in fattura (entrando in modifica - Annotazioni in calce alle righe) dove si può specificare che si tratta di fattura BIS o qualsiasi altra dicitura si ritenga opportuna.

IBAN in fattura

Compilando i campi BANCA DI APPOGGIO e IBAN (Configurazione - Impostazioni), ogni volta che in fattura viene selezionato il metodo pagamento "Bonifico" in automatico, in calce al report, in fattura viene inserito l'IBAN. Nota bene: devi inserire sia BANCA DI APPOGGIO sia IBAN.

Fattura con Ritenuta D'Acconto

Per emettere una fattura con ritenuta d'acconto è sufficiente andare su Cliente (vedi cerca cliente esistente) e fare click sul tasto Modifica in basso a sinistra e poi spuntare il ckeck Richiede R.A.; a questo punto Smart Vet penserà a tutto: in fattura verrà calcolata la ritenuta d'acconto. Il calcolo è visibile in calce sulla stampa della fattura.

Problemi ricorrenti

Come passo le fatture al mio commercialista?

Smart Vet è cloud, per cui il suo commercialista si può collegare, alla stregua di un veterinario, dal suo studio e scaricare tutto ciò di cui ha bisogno; ovviamente deve avere le sue credenziali ID e password. Per creare l'utente commercialista guarda la sezione UTENTI di questo manuale.

Perché non riesco a cancellare una fattura?

Probabilmente perché è una fattura convertita da notula e/o da preventivo quindi devi prima cancellare la notula e/o preventivo e poi cancellare la fattura. Un altro motivo è che le fatture inviate telematicamente (Sistema Tessera Sanitaria o Fattura Elettronica) non possono essere eliminate in quanto già presenti presso l'Agenzia delle Entrate.

Fatturare dal lordo Vs fatturare dal netto

Il veterinario può scegliere tra due sistemi di fatturazione. Il primo sistema prevede di scegliere un imponibile netto per le varie prestazione e su questa cifra aggiungere ENPAV al 2% più IVA al 22%. Il sistema non piace a molti in quanto si ottengono risultati non comodi per dare il resto al cliente, cifre come 24,67 oppure 56,89 etc. Abbiamo allora sviluppato il sistema da voi suggerito, fissare un prezzo al lordo e poi calcolare/scorporare IVA ed ENPAV ed ottenere l’imponibile netto. Quindi attualmente su SMART VET il veterinario può scegliere la sua modalità: inserire prezzi al netto o prezzi al lordo. Il problema dei prezzi al lordo è il seguente: per legge in Italia in fattura si può approssimare fino alla seconda cifra decimale ( per approssimare la seconda cifra decimale si guarda la terza cifra decimale: se questa è superiore a 5 allora la seconda decimale si approssima per eccesso, se invece la terza decimale è uguale/inferiore a 5 si approssima per difetto). Solo per prezzi molto bassi si può arrivare alla quinta cifra decimale, per prezzi del tipo € 0, 23454 e si capisce anche il perché. Ora posto questo vincolo delle due cifre decimali e posto che dal prezzo lordo bisogna scorporare il 22% di Iva e poi il 2% di ENPAV alcuni importi, dati il lordo, potrebbero non avere un corrispondente importo netto arrotondato al centesimo di euro (come nel caso di 200€). Facciamo un esempio di come Smart Vet calcola i prezzi dal lordo: Facciamo un esempio: € 200,00 è la mia prestazione al lordo, ora per il nostro obiettivo è calcolare l’imponibile netto su cui poi applicare ENPAV e IVA, quindi andiamo a ritroso. 200€ /1,22 (IVA) = 163,9344262295082 € – ora scorporiamo l'ENPAV 163,9344262295082€ / 1,02 = 160,7200257152041€ - ora a questo imponibile netto deve essere espresso fino alla seconda cifra decimale quindi Smart Vet calcolerà a ritroso in questo modo: € 160,72 * 0,02 (ENPAV) = € 3,2144 che si approssima a € 3,21 (ENPAV) quindi € 160,72 + € 3,21 = € 163,93 (imponibile su cui calcolare l’IVA) € 163,93 * 0,22 (IVA) = € 36,0646 che si approssima a € 36,06 (IVA) quindi € 163,93 + € 36,06 = € 199,99 Come vedi partendo da 200€ a ritroso non riusciamo ad avere un imponibile netto che dato ENPAV a 2% e IVA al 22% ci dia una cifra approssimata al centesimo. Questo “problema” si ripresenta per altre cifre come 40€, 15€, e così via e non si risolve modificando la modalità di calcolo in quanto scegliendo se o meno approssimare anche andando a ritroso, magari la cifra di 40€ verrebbe cifra tonda, ma il problema si sposterebbe verso altre cifre come 50€. È un problema matematico, non di scelta, che può essere sintetizzato in questo modo: effettuando lo scorporo in fattura e avendo l'ENPAV al 2% e l'IVA al 22% ci saranno SEMPRE dei totali lordi non approssimabili al centesimo.

Obiezione: - Modificate il calcolo e approssimate anche a ritroso

È matematicamente uguale! Si risolverebbe il "problema" con alcune cifre come 40€, ma si sposterebbe ("il problema") su altre cifre, come ad esempio 50€. Se approssimassimo anche a ritroso: 50€ / 1, 22 = € 40,98360 quindi approssimato € 40,98 – poi avremmo €40,98 / 1,02 = €40,17647 quindi € 40,18 Imponibile netto. Ora partendo da questo imponibile calcoliamo € 40,18 * 0,02 = € 0,8036 quindi € 0,80 (ENPAV) quindi € 40,18 + € 0,80 = € 40,98 * 1,22 (IVA) = € 49,9956 quindi € 49,99.

Come si evince non c’è soluzione matematica per questo "problema" che in realtà è solo un problema di comodità per il resto. Purtroppo bisogna accettarlo, alla morte e all'Agenzia delle Entrate non c’è soluzione.

RI-Obiezione:

- il mio vecchio software mi permetteva di farlo!

Smart Vet non può creare documenti matematicamente errati per evitare di dover dare 1 centesimo di resto.

Fatturato diviso per dottore

Smart Vet ti permette di verificare quanto fatturato è associato ad un medico, piuttosto che ad un altro. Bisogna seguire il flusso di lavoro previsto.

- Quando registri un'attività clinica Smart Vet automaticamente ti propone in fattura una prestazione relativa all'attività che hai registrato sul paziente, come per esempio visita, vaccino, ecc. In questo caso il medico che ha registrato l'attività clinica è associato di default alla prestazione da fatturare.

- Nel caso invece aggiunga manualmente una prestazione in fattura, devi cliccare sul tasto color grigio (che trovi sulla riga prestazione, a fianco alla X rossa); in questo modo puoi associare la prestazione ad un medico.

Solo se rispetti questo flusso, il software sarà in grado di estrapolare un report diviso per fatturato / dottore. Il report è disponibile su Amministrazione - Fatture Attive - Analitica Dottori.

Perché non riesco a modificare il numero fattura?

Per modificare il numero fattura devi andare su Configurazione - Impostazioni - Fiscali, mettere il check su "utilizza numerazione manuale fatture" e fare Salva modifiche. A questo punto potrai modificare manualmente il numero che il software ti propone di default. La data della fattura è sempre modificabile. Consigliamo di rimuovere il flag non appena emessa la fattura desiderata.

Nota bene: se devi modificare il numero di una fattura emessa da una struttura secondaria dovrai effettuare la stessa procedura, ma andando su Configurazione - Preferenze - Gestione Strutture, tastino arancione di modifica - Fiscali, mettere il check su "utilizza numerazione manuale fatture" e fare Salva modifiche.

Fatture passive

Come registro una fattura passiva

Per registrare le fatture passive come prima cosa dovrai registrare i tuoi fornitori e le tue categorie.

• Fornitore: per creare un fornitore vai sul menù di sinistra Anagrafica - Fornitori - Registra fornitore e compila tutti i campi. Ricorda la città è obbligatoria ed deve essere selezionata dal menù che Smart Vet ti propone.

• Categoria: per creare le tue categorie come Affitto, Farmaci, Utenze, etc, va su Configurazione - Preferenze - Categorie fatture passive e clicca su "Registra nuova categoria".

Fatto questo sei pronto per registrare le fatture passive. Vai quindi su Amministrazione - Fatture passive - Registra fattura. Quindi si aprirà un popup dove dovrai compilare una serie di dati che a seconda dello scopo della registrazione, saranno più o meno necessari. Se devi registrare una fattura passiva per emettere un autofattura ti consigliamo di visionare la parte relativa all'Autofattura. Se invece vuoi registrare una fattura passiva per motivi interni allora seguirai altre strade.