- STRUTTURA PRINCIPALE E AGGIUNTIVA

PANORAMICA GENERALE

Posso aggiungere una P.IVA al mio account Smart Vet?

La risposta è relativa, in quanto dipende dalla situazione. Va precisato che l'account è sempre e comunque proprietà della struttura principale che ha firmato un contratto e una privacy. Quindi se legalmente, il proprietario dell'account Smart Vet, si è assicurato che è possibile aggiungere altre P.IVA ed ha ottemperato a tutti gli aspetti legali e burocratici allora è possibile farlo altrimenti è necessario creare un diverso account Smart Vet.

Va precisato che il calendario, il magazzino, il listino, i clienti e i pazienti, l'integrazione di SMS Mobile, sono sempre e solo della struttura principale. La P.IVA aggiuntiva può avere una linea di fatturazione autonoma, inviare le fatture al Sistema Tessera Sanitaria e allo SDI (se ha attivato il modulo F.E.); registrare clienti e pazienti con relativa cartella clinica.

CONFIGURAZIONE

Aggiungere una P.IVA

Vediamo come aggiungere una P.IVA rispetto alla principale. La prima cosa da fare è andare su Configurazione - Licenza e acquistare il servizio "P.IVA aggiuntiva". Una volta fatto questo puoi configurare la seconda struttura.

Vai su Configurazione - Preferenze - Gestione strutture e clicca su "Nuova struttura". Si apre quindi un popup dove devi inserire le informazioni. Ti consigliamo di compilare tutti i campi, in quanto alcuni sono collegati a dei servizi come ad esempio "Codice Struttura REV" è necessario per emettere REV dal gestionale; oppure il campo email è necessario per inviare email dal gestionale o come il campo "Tel.Emergenze" è necessario per l'invio degli SMS dal software.

Questi dati inseriti andranno a comporre l'intestazione dei referti e report come fattura, notule,etc. Inoltre puoi caricare un logo in JPG

Nota bene alcuni punti importanti:

- Sistema Tessera Sanitaria: devi configurare le credenziali - e aggiornarle all'occorrenza - sempre da Configurazione - Preferenze - Gestione strutture, clicca sul tasto arancione di modifica della tua P.IVA e poi vai su Sistemi Esterni. Per effettuare l'invio devi selezionare dal menù a tendina color verde, in alto a sinistra la tua struttura e poi andare su Amministrazione - Tessera Sanitaria.

- Fattura Elettronica Automatica: se vuoi attivare il servizio devi prima acquistarlo da Configurazione - Licenza e poi andare su Configurazione - Preferenze - Gestione strutture, clicca sul tasto arancione di modifica della tua P.IVA, vai su Fattura Elettronica e compila la pagina.

- Modiche e aggiornamenti: se vuoi o devi apportare modifiche alla P.IVA aggiuntiva devi sempre andare su Configurazione - Preferenze - Gestione strutture, clicca sul tasto arancione di modifica della tua P.IVA.

CAMBIO RAGIONE SOCIALE

Cambio di ragione sociale/Partita IVA

Per gestire il cambio di ragione sociale ci sono più soluzioni.

• una è quella di creare un nuovo account Smart Vet. Questa soluzione ha il vantaggio di poter configurare lo Smart Vet da zero e quindi di ripulire la base dati da configurazione, dati e prove che sono state fatte. Lo svantaggio è la perdita dei vecchi dati. Smart Vet potrebbe migrare le anagrafiche dei clienti e dei pazienti dal vecchio al nuovo account (consulta il listino per l'importo della migrazione).

• Un'altra soluzione è di creare una struttura aggiuntiva con la nuova ragione sociale, a questo punto Smart Vet potrà invertire le due strutture facendo diventare la nuova ragione sociale quella principale. Questa soluzione ha il vantaggio di non perdere la vecchia configurazione e i dati. In questo caso rimarrebbero due strutture, la nuova e la vecchia. Questa operazione presuppone l'acquisto di "Servizi Personalizzati" (visita il nostro listino).

Procedura inversione strutture

Qui di seguito i passi da seguire per far diventare la nuova ragione sociale la struttura principale di Smart Vet:

• Acquistare un'ora di "Servizi personalizzati" da Configurazione - Licenza - Aggiungi servizi
• Creare una seconda struttura come da video tutorial
• Comunicare via email quando è opportuno effettuare il cambio (l'email deve essere inviata da un indirizzo con ruolo Amministratore). 'Nota bene': nell'ora in cui stiamo effettuando l'inversione non è possibile utilizzare il tuo Smart Vet.

Da sapere sull'inversione

Invertire le strutture vuol dire invertire l'anagrafica della clinica principale con la secondaria affinché quest'ultima diventi la principale.

• Nell'inversione vengono "spostate" solo le fatture, cioè le fatture emesse sulla struttura principale vengono passate sulla secondaria. L'inversione finisce qui, in quanto preventivi e notule rimangono nel limbo, cioè associati alla vecchia struttura con le vecchie impostazioni fiscali, quindi non sono utilizzabili: cioè non possono essere convertiti. Quindi l'alert è, se avete effettuato un'inversione allora non convertite vecchi preventivi e vecchie notule.

• Una volta effettuata l'inversione è necessario controllare i dati della nuova struttura andando su Configurazione - Impostazioni.

• È necessario riconfigurare la pagina di Fattura Elettronica e di Tessera Sanitaria.

NOTA BENE prima di effettuare l'inversione assicurati di aver effettuato gli invii telematici di tutte le fatture, altrimenti post inversione non sarà più possibile.

VARIE

Intestazione referti

- Cartella clinica: comanda la struttura selezionata in fase di creazione del referto

- Documenti fiscali: comanda la struttura selezionata in fase di creazione del referto

- Privacy: l’intestazione dei report è relativa alla registrazione del cliente. Quindi se volessi registrare un privacy diversa dovrei registrare lo stesso cliente due volte

- Documentale: l’intestazione dei report è relativa alla registrazione del cliente o paziente.

Eliminare una P.IVA aggiuntiva dal rinnovo

Per eliminare una P.IVA aggiuntiva dal rinnovo devi procedere con l'ordine e concluderlo includendo la P.IVA da eliminare. Subito dopo devi inviarci una email a info@smartvet.it chiedendo la rimozione della suddetta. Nel frattempo puoi procedere al pagamento decurtando l'importo della P.IVA aggiuntiva. L'importo di quest'ultima è visibile sulla stampa dell'ordine che hai effettuato.

La P.IVA aggiuntiva verrà disabilitata: non sarà più possibile fatturare, ma lo storico sarà visibile.