- PREVENTIVI

FLUSSO DEL PREVENTIVO

Gestione del preventivo

Il flusso del preventivo di Smart Vet prevede una gestione lineare che descriviamo qui di seguito. Analizziamo quindi alcuni campi meno intuitivi:

- Stato: di default lo stato è in attesa, ti consigliamo di modificarlo quando opportuno in modo da avere una serie di report che fotografano lo stato dei tuoi preventivi. I report che trovi su Amministrazione - Preventivi sono divisi per stato.

- Contempla Eutanasia: se nell'informativa che stampi con il preventivo vuoi contemplare una parte relativa all'eutanasia allora devi mettere il check nell'apposito quadratino.

- Annotazioni: verranno mostrate a video per identificare un preventivo e riportate in calce all'informativa stampata.

- Prestazione libera: bisogna utilizzarla il meno possibile in quanto se si converte il preventivo in fattura, questa voce non viene convertita. Si utilizza quando per velocità non si ha tempo di creare una voce di listino. Se il preventivo viene accettato, bisogna inserire la vice libera nel listino, eliminare dal preventivo la voce libera e sostituirla con l'omologa del listino.

Trasformazione Preventivo in Fattura

È possibile trasformare il preventivo in fattura in modo parziale o totale:

- trasformazione totale: è sufficiente cliccare sulla prima iconcina azzurra (due frecce circolari) e fare "Salva modifiche". Fai attenzioni alle prestazioni libere che non verranno convertite.

- trasformazione parziale: è sufficiente cliccare sulla prima iconcina azzurra (due frecce circolari), eliminare le prestazioni (X rossa) che non si vogliono fatturare e e fare "Salva modifiche". A video vedrai il totale, fatturato e il residuo.

Stato preventivo

Smart Vet ti permette di gestire tre stati del preventivo: "In attesa" - "Accettato" - "Rifiutato".

• In attesa: è un preventivo emesso, ma il cliente non si è ancora pronunciato.

• Accettato: è un preventivo emesso e accettato dal cliente. NOTA BENE un preventivo accettato e non convertito genera una notifica (un numero rosso) a fianco del tab Preventivo sull'anagrafica cliente.

• Rifiutato: è un preventivo emesso e rifiutato dal cliente.

È utile gestire gli stati per avere contezza di quanti preventivi sono stati emessi, quanti relamente si sono concretizzati e quanti sono ancora da incassare.

Report preventivo

Andando su Amministrazione - Preventivi puoi stampare una serie di report relativi ai preventivi.

• Analitica: è uan stampa divisa per stati (In attesa - Accettato - Rifiutato) con una visuale a corpo del preventivo stesso. Ogni stato ha un totale generale che ti permette di capire il valore economico del singolo stato.

• Analitica -servizi: c'è una doppia classificazione, la prima è per stato (In attesa - Accettato - Rifiutato); all'interno dello stato hai una visuale per "Prestazione" (esempio Visita) con il relativo totale.

• Analitica -dottori: c'è una doppia classificazione, la prima è per Dottore e poi per Stato (In attesa - Accettato - Rifiutato).

VARIE

Trasformazione Preventivo in Notula

Qualche volta ci è stato chiesto di poter convertire il Preventivo in Notula con la motivazione di poter tenere traccia delle attività svolte, ma non fatturate. Esigenza legittima, reale, ma non risolvibile in questo modo per diversi motivi. Il primo più importante è che la Notula o Fattura Proforma ha lo scopo di consegnare un documento non fiscale, al cliente, per ricevere un pagamento per poi emettere la fattura; non è quindi uno strumento per la gestione delle attività. Altro aspetto è che una voce di preventivo potrebbe richiedere più di un'attività che in questo modo (Preventivo convertito in Notula) richiederebbe comunque una gestione mnemonica o parallela. Quello che si sta chiedendo con la necessità di gestire un preventivo complesso, che non si esaurisce in una giornata, è quello che normalmente viene chiamato un Piano di Salute o Piano Terapeutico, dove magari ci sono 5 voci di preventivo, eseguibili in più giorni, che magari richiedo 8 o 9 attività cliniche.

Il Preventivo ha tre stati: Sospeso (in attesa di risposta) Accettato o Rifiutato. Se accettato viene eseguito e quindi le prestazioni preventivate possono essere fatturare. Puoi decidere di emettere una fattura ex novo oppure convertire il preventivo in fattura. La conversione può essere totale o parziale ovvero convertire solo la parte di preventivo eseguito; questo permette di gestire un preventivo che viene espletato in più giorni o in più riprese. La Notula è un documento non fiscale che testimonia l'esecuzione di una prestazione, ma ci ricorda che non è stata fatturata. Quando abbiamo eseguito una prestazione di un preventivo possiamo fatturarla o attendere per emettere fattura. Convertite il Preventivo in Notula per avere un promemoria è un errore concettuale in quanto la notula è un documento del tutto informale che non ha alcun valore da un punto di vista fiscale e ha rilievo solo tra le parti. Sotto un profilo civilistico, la notula – se sottoscritta dal debitore – può costituire prova di accettazione della prestazione eseguita (o da eseguire) e, quindi, ammissione del debito, ma ciò deve risultare in modo inequivoco, ed è esattamente la funzione svolta dal preventivo sottoscritto.

Posso inserire un massimo e un minimo sul preventivo?

Non è possibile esplicitare un massimo e un minimo sul preventivo di Smart Vet in quanto il valore di riferimento sarebbe comunque sempre il massimo. Se emettessimo un preventivo di questo tipo:

• Diagnostica: minimo 200€ --- massimo 400€
• Chirurgia: minimo 300€ --- massimo 600€

Staremmo comunque dicendo e facendo firmare un documento al cliente che ci autorizza a fare interventi per 1.000€ e non per 500€. Se invece facessimo un preventivo come

• Diagnostica: 400€
• Chirurgia: 600€

E alla fine presentassimo la fattura di 500€ è improbabile che il nostro cliente ci farà causa per avergli fatto spendere meno di quanto preventivato. Il concetto di minimo è già implicito nell’importo del preventivo, non ha senso esplicitarlo, anzi si rischia di creare delle aspettative nel cliente che poi possono essere disilluse.

L'obiezione per cui inserisco dei massimi più alti di quello che prevedo non ha senso in quanto:

• dovrebbe essere la norma per poter lavorare tranquillamente e quindi inserire degli importi "comodi"
• in realtà non si riescono a fare previsioni sicure al 100% per cui a meno di inserire importi massimi fuori ogni logica ritorniamo al punto subito sopra.