- STRUTTURA PRINCIPALE E AGGIUNTIVA

PANORAMICA GENERALE

Posso aggiungere una P.IVA al mio account Smart Vet?

La risposta è relativa, in quanto dipende dalla situazione. Va precisato che l'account è sempre e comunque proprietà della struttura principale che ha firmato un contratto e una privacy. Quindi se legalmente, il proprietario dell'account Smart Vet, si è assicurato che è possibile aggiungere altre P.IVA ed ha ottemperato a tutti gli aspetti legali e burocratici allora è possibile farlo altrimenti è necessario creare un diverso account Smart Vet.

Va precisato che il calendario, il magazzino, il listino, i clienti e i pazienti, l'integrazione di SMS Mobile, sono sempre e solo della struttura principale. La P.IVA aggiuntiva può avere una linea di fatturazione autonoma, inviare le fatture al Sistema Tessera Sanitaria e allo SDI (se ha attivato il modulo F.E.); registrare clienti e pazienti con relativa cartella clinica.

CONFIGURAZIONE

Aggiungere una P.IVA

Vediamo come aggiungere una P.IVA rispetto alla principale. La prima cosa da fare è andare su Configurazione - Licenza e acquistare il servizio "P.IVA aggiuntiva". Una volta fatto questo puoi configurare la seconda struttura.

Vai su Configurazione - Preferenze - Gestione strutture e clicca su "Nuova struttura". Si apre quindi un popup dove devi inserire le informazioni. Ti consigliamo di compilare tutti i campi, in quanto alcuni sono collegati a dei servizi come ad esempio "Codice Struttura REV" è necessario per emettere REV dal gestionale; oppure il campo email è necessario per inviare email dal gestionale o come il campo "Tel.Emergenze" è necessario per l'invio degli SMS dal software.

Questi dati inseriti andranno a comporre l'intestazione dei referti e report come fattura, notule,etc. Inoltre puoi caricare un logo in JPG

Nota bene alcuni punti importanti:

- Sistema Tessera Sanitaria: devi configurare le credenziali - e aggiornarle all'occorrenza - sempre da Configurazione - Preferenze - Gestione strutture, clicca sul tasto arancione di modifica della tua P.IVA e poi vai su Sistemi Esterni. Per effettuare l'invio devi selezionare dal menù a tendina color verde, in alto a sinistra la tua struttura e poi andare su Amministrazione - Tessera Sanitaria.

- Fattura Elettronica Automatica: se vuoi attivare il servizio devi prima acquistarlo da Configurazione - Licenza e poi andare su Configurazione - Preferenze - Gestione strutture, clicca sul tasto arancione di modifica della tua P.IVA, vai su Fattura Elettronica e compila la pagina.

- Modiche e aggiornamenti: se vuoi o devi apportare modifiche alla P.IVA aggiuntiva devi sempre andare su Configurazione - Preferenze - Gestione strutture, clicca sul tasto arancione di modifica della tua P.IVA.

CAMBIO RAGIONE SOCIALE

Cambio di ragione sociale/Partita IVA

Per gestire il cambio di ragione sociale ci sono più soluzioni.

• una è quella di creare un nuovo account Smart Vet. Questa soluzione ha il vantaggio di poter configurare lo Smart Vet da zero e quindi di ripulire la base dati da configurazione, dati e prove che sono state fatte. Lo svantaggio è la perdita dei vecchi dati. Smart Vet potrebbe migrare le anagrafiche dei clienti e dei pazienti dal vecchio al nuovo account (consulta il listino per l'importo della migrazione).

• Un'altra soluzione è di creare una struttura aggiuntiva con la nuova ragione sociale, a questo punto Smart Vet potrà invertire le due strutture facendo diventare la nuova ragione sociale quella principale. Questa soluzione ha il vantaggio di non perdere la vecchia configurazione e i dati. In questo caso rimarrebbero due strutture, la nuova e la vecchia. Questa operazione presuppone l'acquisto di "Servizi Personalizzati" (visita il nostro listino).

Procedura inversione strutture

Qui di seguito i passi da seguire per far diventare la nuova ragione sociale la struttura principale di Smart Vet:

• Acquistare un'ora di "Servizi personalizzati" da Configurazione - Licenza - Aggiungi servizi
• Creare una seconda struttura come da video tutorial
• Comunicare via email quando è opportuno effettuare il cambio (l'email deve essere inviata da un indirizzo con ruolo Amministratore)

Da sapere sull'inversione

Invertire le strutture vuol dire invertire l'anagrafica della clinica principale con la secondaria affinché quest'ultima diventi la principale.

• Nell'inversione vengono "spostate" solo le fatture, cioè le fatture emesse sulla struttura principale vengono passate sulla secondaria. L'inversione finisce qui, in quanto preventivi e notule rimangono nel limbo, cioè associati alla vecchia struttura con le vecchie impostazioni fiscali, quindi non sono utilizzabili: cioè non possono essere convertiti. Quindi l'alert è, se avete effettuato un'inversione allora non convertite vecchi preventivi e vecchie notule.

• Una volta effettuata l'inversione è necessario controllare i dati della nuova struttura andando su Configurazione - Impostazioni.

• È necessario riconfigurare la pagina di Fattura Elettronica e di Tessera Sanitaria.

NOTA BENE prima di effettuare l'inversione assicurati di aver effettuato gli invii telematici di tutte le fatture, altrimenti post inversione non sarà più possibile.

VARIE

Intestazione referti

- Cartella clinica: comanda la struttura selezionata in fase di creazione del referto

- Documenti fiscali: comanda la struttura selezionata in fase di creazione del referto

- Privacy: l’intestazione dei report è relativa alla registrazione del cliente. Quindi se volessi registrare un privacy diversa dovrei registrare lo stesso cliente due volte

- Documentale: l’intestazione dei report è relativa alla registrazione del cliente o paziente.

Eliminare una P.IVA aggiuntiva dal rinnovo

Per eliminare una P.IVA aggiuntiva dal rinnovo devi procedere con l'ordine e concluderlo includendo la P.IVA da eliminare. Subito dopo devi inviarci una email a info@smartvet.it chiedendo la rimozione della suddetta. Nel frattempo puoi procedere al pagamento decurtando l'importo della P.IVA aggiuntiva. L'importo di quest'ultima è visibile sulla stampa dell'ordine che hai effettuato.

La P.IVA aggiuntiva verrà disabilitata: non sarà più possibile fatturare, ma lo storico sarà visibile.