- MAGAZZINO

CONFIGURAZIONE

Panoramica generale

La prima cosa da fare è creare i tuoi magazzini (Configurazione - Preferenze - Configurazione Magazzino). I magazzini creati sul software dovrebbero coincidere con quelli reali, come ad esempio FARMACI, CONSUMABILI, etc. Un'altra attività da fare è creare i tuoi fornitori da Anagrafiche - Fornitori - Registra fornitore. Una volta creati i magazzini e fornitori devi inserire gli articoli (Magazzino - Articoli - Registra articoli).

Prodotto: elemento presente di default sul Prontuario di Smart Vet

Articolo: è un prodotto presente nel tuo Magazzino, quindi inseribile in fatture e/o nella Cartella Clinica.

Creazione articoli

Da Magazzino - Articoli puoi vedere la lista degli articoli che hai nei magazzini e puoi crearne di nuovi. Cliccando su "Registra Articolo" si apre un popup dove poter selezionare un prodotto già presente sul software. Smart Vet mette già a disposizione un prontuario, quindi se il prodotto è presente puoi selezionarlo, altrimenti puoi fare "Crea Prodotto". Vediamo ora i campi più importati della scheda Articolo.

Codice Interno: è un codice facoltativo che puoi inserire. Di solito quando una clinica usa delle etichette interne personalizzate da apporre sugli articoli allora si può utilizzare questo campo, magari sparando il codice con il lettore di codice a barre.

Prezzo acquisto + IVA acquisizione: nell'inventario viene proposto questo valore

Prezzo vendita + IVA vendita: è l'importo che viene mostrato in fattura in caso di cessione e è il valore utilizzato per l'inventario.

Natura IVA: se e quando l'articolo ha l'IVA a zero deve essere specificata per l'invio al Sistema Tessera Sanitaria

Tipo Spesa: deve essere sempre specificato per l'invio al Sistema Tessera Sanitaria.

Giacenza attuale: che valore inserisco? dipende dall'unità minima che vuoi utilizzare. Dipende cioè da come vuoi lavorare. Vuoi avere traccia di ogni singola compressa? Allora la tua unità minima sarà una compressa e se ho 5 scatole con 10 compresse ognuna, la giacenza attuale sarà 50. Mentre se sono abituato a scaricare la scatola ogni volta che la prendo dall'armadietto e non mi importa di tenere traccia della singola compressa allora l'unità di misura minima sarà la scatola. Ovviamente questo aspetto può variare da articolo ad articolo, posso cioè utilizzare anche 1 milligrammo in quanto posso fatturare i diversi milligrammi di farmaci utilizzati.

Giacenza minima: permette di contemplare l'articolo nel report "Sottoscorta" quando la giacenza raggiunge il livello minimo stabilito.

Ordine minimo: fornisce un'indicazione, nel report "Sottoscorta" della quantità minima riordinabile.

Disabilitato: se l'articolo è in disuso allora metti in check su "Disabilitato" in modo che questo non sia più fatturabile. Se hai creato un Magazzino obsoleti, puoi anche modificare il magazzino associato all'articolo e spostarlo in una sorta di cestino. L'articolo non viene cancellato, affinché tu possa, all'occorrenza, vedere cessioni, movimenti, etc.

UTILIZZO MAGAZZINO

Panoramica sullo SCARICO e CARICO

Ci sono diversi modi per caricare o scaricare un articolo dal magazzino.

CARICO

- Devi andare su Magazzino - Movimentazione e cliccare sui tastini arancioni (cliccare sul + nel caso del carico) e e compilare la pagina. Scegli la causale e la quantità. Se vuoi puoi aggiungere anche il lotto e la scadenza

- Registra le fatture passive e nella registrazione seleziona gli articoli presenti in magazzino, in questo modo il tuo magazzino verrà caricato in automatico. Ti consigliamo di guardare il video sulle fatture passive.

SCARICO

- Devi andare su Magazzino - Movimentazione e cliccare sui tastini arancioni (cliccare sul - nel caso dello scarico) e e compilare la pagina. Scegli la causale e la quantità. Se vuoi puoi aggiungere anche il lotto.

- Al momento della fattura puoi selezionare "Articoli", se inserisci degli articoli in fattura questi vengono scaricati automaticamente.

Questa è una panoramica sullo scarico e sul carico del tuo Magazzino.

PROBLEMI RICORRENTI

Posso cancellare un articolo dal magazzino?

- Sì, ma se e solo se l'articolo non è stato utilizzato altrove: in una visita, in una fattura, etc. Se hai inserito un articolo di prova e non riesci a cancellarlo, cerca dove lo hai utilizzato (esempio fattura di prova), eliminalo e poi torna ad eliminare l'articolo dal magazzino.

- Se l'articolo è stato utilizzato in diverse sezioni ed è in disuso non puoi eliminarlo altrimenti sparirebbero righe in fatture, somministrazioni nella cartella clinica, etc. Se non riesci a cancellarlo, ma non vuoi che venga più utilizzato allora puoi fare due cose:

--- va in Magazzino - Articoli, clicca sull'icona arancio di modifica e metti il check su "Disabilitato" e salva le modifiche. In questo modo l'articolo non sarà più selezionabile nelle varie sezioni del gestionale, per esempio fattura.

--- Crea un nuovo magazzino chiamato "Obsoleti" e sposta lì tutti gli articoli che non utilizzi più.

seguendo questi due passi puoi "ripulire" il tuo magazzino.

Posso scaricare automaticamente gli articoli dal magazzino?

Hai due modalità:

• Quando fatturi hai la voce "Articoli" da qui puoi selezionare solo gli articoli presenti magazzino. Se aggiungi in fattura un articolo questo viene scaricato automaticamente.
• Puoi inserire in magazzino l' articolo che hai associato ad un vaccino, a questo punto se vai su Configurazione - Impostazioni - Varie e clicchi su "Utilizza scarico automatico" ogni volta che registri un vaccino sul paziente, l'articolo verrà automaticamente scaricato.

Come gestisco la scadenza degli articoli?

Se vuoi gestire la scadenza degli articoli devi, ovviamente, associare agli stessi una "data scadenza". Una volta configurata, la data scadenza, può essere visualizzata da Magazzino --> Movimentazioni --> Visualizza movimenti (tastino blu).

REPORTISTICA

Quali sono i report disponibili?

Ci sono diversi report di magazzino. Da magazzino - Articoli abbiamo il "Sottoscorta" e la "Stampa inventario"

Sottoscorta: presuppone che nella configurazione dei singoli articoli tu abbia specificato un valore numerico, se lo hai fatto cliccando sul tasto verde vedrai un report con tutti i farmaci sotto la sogli critica per il riordino. Nel report trovi anche il valore numerico di ordine minimo.

Stampa inventario: se hai compilato i valori di acquisto e di vendita ed hai effettuato cessioni allora avrai una fotografia del tuo magazzino con la giacenza per ogni articolo, il valore di vendita e di acquisto.

Andando su Magazzino - Movimentazioni è possibile avere una visuale verticale dei movimenti di Magazzino. Dal menù in alto è possibile selezionare un singolo magazzino oppure lasciare tutti i magazzini, scegliere il periodo temporale attraverso il calendario e poi stampare il

Stampa movimenti: per vedere tutti i movimenti divisi per singolo articolo

Cessioni: per verificare tutti gli articoli inseriti in fattura, con relativo numero di fattura, data e con quale importo