- FATTURA ELETTRONICA

PRIMI PASSI

Configurazione Fattura Elettronica

Per configurare la pagina di Fattura Elettronica puoi visionare il video tutorial che trovi sul nostro sito alla sezione Tutorial - Galleria completa - Fattura Elettronica, oppure seguire le seguenti istruzioni. La prima cosa da fare è acquistare il servizio da Configurazione - Licenza. Una volta effettuato l'ordine, vai su Configurazione - Impostazioni - Fattura Elettronica. Compila quindi i campi che vedi nella pagina, fai solo attenzione al campo Provincia e Nazione dove devi inserire due lettere in maiuscolo. Per esempio RM e IT. Una volta compilati i campi devi attivare il servizio premendo il tasto verde "Aderisci al Servizio". Una volta aderito al servizio assicurati di visualizzare la seguente dicitura "Il servizio di fatturazione elettronica automatica è attivo su questa struttura.".

Nota bene, se hai configurato più strutture con stessa o diversa P.IVA dovrai ripetere la configurazione su ogni struttura.

Gli stati della Fattura Elettronica

CONSEGNATO SDI la fattura è stata inviata correttamente, in attesa di risposta da parte dell'Agenzia delle Entrate

ERRORE VALIDAZIONE la fattura non rispecchia le specifiche richieste dall'AdE, quindi c'è un problema di compilazione dei dati, per esempio sulla registrazione del cliente; i casi più comuni sono: - spazio all'inizio o alla fine del Codice Fiscale - manca l'indirizzo (la via) - mancanti uno tra nome o cognome - caratteri inusuali nei campi, esempio: caratteri non italiani oppure accento al posto di apostrofi, etc. - Imponibile importo non calcolato secondo le specifiche tecniche: non è stata selezionata la voce ENPAV nella pagina di Fattura Elettronica - etc

SCARTO significa che lo SDI ha rifiutato la fattura. Se la apre dal tasto arancione, nel popup in alto a destra trova la notifica, cliccandoci sopra vede il messaggio inviato dallo SDI. A mo' di condivisione le cause di scarto maggiormente registrate sono: - Codice Fiscale cliente errato o scritto in minuscolo - mancanza di indirizzo o nome - P. IVA errata o mancante in caso di cliente con P.IVA - Fattura duplicata: bisogna verificare sul proprio Cassetto Fiscale se la fattura è già presente. Se presente non presuppone rinvio, se non presente va rinviata.

IMPOSSIBILITA RECAPITO l’Agenzia delle Entrate ha ricevuto la fattura correttamente, quindi è presente sul tuo Cassetto fiscale e su quello del cliente, l'unico aspetto è che l'AdE non è riuscita a notificare al cliente la ricezione della fattura: - nel caso di clienti privati sarà sempre così perché non hanno PEC né Codice Destinatario - nel caso di P.IVA magari per problemi di quest’ultima (non hanno configurato il Codice Univoco, PEC inesistente, etc)

RICEVUTA CONSEGNA significa che hai inviato correttamente e che l'AdE è riuscita a recapitare correttamente la fattura al destinatario.

RICEZIONE FATTURE

Qual è il mio Codice Univoco?

Il tuo codice univoco è 484LHCG

Gestione fatture passive

Per ricevere le fatture passive su Smart Vet il veterinario/clinica deve configurare il "Codice Destinatario" nel suo profilo sul sito dell'Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi), inoltre deve fornire detto codice ai propri fornitori.. Il "Codice Destinatario" viene fornito da Smart Vet. In questo modo le fatture d'acquisto confluiranno automaticamente sul profilo Smart Vet del veterinario/clinica.

FILE XML

Il commercialista non riesce ad importare i file XML

I file XML di Smart Vet hanno una codifica UTF-16 che è l'evoluzione del UTF-8. L'Agenzia delle Entrate non ha fornito una specifica relativa alla codifica per cui i software di fatturazione elettronica devono supportare tutte le codifiche (non solo UTF-16 e UTF-8, ma anche ISO-8859-1, ISO-8859-15, etc.). Anche Smart Vet con molta pazienza ha dovuto supportare le altre codifiche per permettere di visualizzare tutte le fatture elettroniche ricevute. Se il software del commercialista non legge la codifica UTF-16 il problema sta nel software contabile che deve risolvere il problema, anche perché tale dinamica si potrebbe ripetere.

Scarico massivo XML

Puoi scaricare in modo massivo gli XML ricevuti e inviati all'Agenzia delle Entrate.

- Fatture Passive: vai su Amministrazione - Fatture Passive seleziona il periodi di riferimento attraverso il calendario e clicca sul tasto XML. Ti ricordiamo che detti XML sono disponibili anche sul tuo Cassetto Fiscale.

- Fatture Attive: puoi scaricare in modo massivo tutte le fatture elettroniche emesse e inviate all'Agenzia delle Entrate. Vai su Configurazione - Preferenze - Esportazione Commercialista; in basso trovi un calendario dove devi selezionare il periodo di riferimento e poi fai click su XML.

Nota Bene: le fatture che non sono state inviate all'AdE (Sistema di Interscarbio) non sono fatture elettroniche per cui non esiste il file XML firmato ed inviato ragion per cui non sono contemplate nello scarico massivo.

Scarico singolo XML

Di ogni fattura emessa è possibile scaricare un file XML. Lo scopo è permettere a chi emette poche fatture elettroniche di scaricare il singolo XML e caricalo sul Cassetto Fiscale, senza dover acquistare il modulo di "Fattura Elettronica Automatica" . Quanto detto implica diversi aspetti:

- il file XML rispetta le regole dell'Agenzia delle Entrate per le fatture elettroniche, quindi se provando a scaricare ci fosse un errore bisognerebbe controllare il contenuto della fattura e/o la configurazione di Smart Vet

- incidentalmente il commercialista potrebbe scaricare singolarmente gli XML e caricarli automaticamente sul suo software, ma il servizio non è pensato per questo scopo. Sottolineiamo questo punto in quanto caso di problemi nel caricamento degli XML sul software del commercialista quest'ultimo deve rivolgersi alla sua software house.

- prima di iniziare a scaricare gli XML bisogna configurare la pagina di Fattura Elettronica, vedi il paragrafo "Configurazione Fattura Elettronica".

- Per scaricare il singolo XML devi aprire la fattura dal tasto arancione (modifica), quindi si aprirà un popup dal quale vedrai tre tasti arancioni "Scarica XML", "Visualizza" e "Invia". Clicca su "Scarica XML", se dovessi avere un errore clicca su "Visualizza" per cercare di capire qual è il problema.

FATTURE PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

Fattura P.A.

Per inviare una fattura alla Pubblica Amministrazione devi:

- Registrare il cliente come Pubblica Amministrazione: nell'anagrafica cliente specificare che si tratta di P.A nel campo "Tipo cliente"

- Quando emetti la fattura devi mettere il flag su "Contratto" inserire "Data Contratto" "nr. Contratto" e Codice CIG (ATTENZIONE se non metti il flag su "Contratto" i campi Data/Nr Contratto e CIG non compariranno in fattura).

- Ti consigliamo, prima di inviare, di cliccare sul tasta arancione Visualizza XML (a fianco ad INVIA) in modo che puoi controllare il contenuto dell'XML prima dell'invio

- Quando hai verificato che sia tutto corretto puoi inviare

Nota Bene: Altri dati non sono inseribili. Nel caso in cui la Pubblica Amministrazione chieda ulteriori dati, consigliamo di emettere la fattura elettronica dal Cassetto Fiscale.

Esigibilità IVA

Puoi gestire l'esigibilità dell'IVA al momento dell'emissione della fattura, selezionando una delle tre opzioni che trovi nel campo "Esigibilità IVA". Le tre opzioni sono Immediata (default) - Differita - Split Payment.

La P.A. non vede la mia fattura

La fattura elettronica è considerata emessa, dall'Agenzia delle Entrate, se e quando è presente sul proprio Cassetto Fiscale. Sempre dal Cassetto Fiscale è possibile vedere l'Identificativo Fattura, che è un numero univoco che identifica la fattura; L'identificativo Fattura è la "prova provata" che la fattura è stata emessa regolarmente. Se una fattura è presente sul Cassetto Fiscale è stata validata dall'unico ente che può stabilire la correttezza della fattura: AGENZIA DELLE ENTRATE.

Di solito il problema riscontrato è che la PA ha un software non aggiornato che non permette di leggere la codifica UTF-16. I file XML di Smart Vet hanno una codifica UTF-16 che è l'evoluzione del UTF-8. L'Agenzia delle Entrate non ha fornito una specifica relativa alla codifica delle fatture elttroniche per cui i software di fatturazione elettronica devono supportare tutte le codifiche (non solo UTF-16 e UTF-8, ma anche ISO-8859-1, ISO-8859-15, etc.). Anche Smart Vet con molta pazienza ha dovuto supportare le altre codifiche per permettere di visualizzare tutte le fatture elettroniche ricevute.

Quindi se la PA sostiene di non vedere la fattura sul proprio software la prima cosa da fare è andare sul proprio Cassetto Fiscale, verificare che ci sia la fattura ed eventualmente fornire l'Identificativo Fattura assegnato dall'AdE alla fattura stessa. In questo modo la PA non ha più scuse, dovrebbe e potrebbe quindi recuperare la fattura dal proprio Cassetto Fiscale (anche le PA hanno un Cassetto Fiscale). Accertato che la fattura è sul Cassetto Fiscale non può essere accettata l'argomentazione "non vediamo la fattura sul nostro software" in quanto è l'ammissione che il problema è il software della PA che non riesce a recuperare la fattura dal Cassetto Fiscale, quindi Smart Vet non può intervenire. Ricordiamo inoltre che una fattura inviata ad una PA che non sia stata rifiutata entro 15 giorni è automaticamente una fattura accettata e quindi va pagata.

Gli stati della fattura Pubblica Amministrazione

La PA può accettare o rifiutare la fattura emessa, qui di seguito i codici relativi a questa dinamica:

- EC01 - Accettata dalla PA

- EC02 - Rifiutata dalla PA

- Decorrenza termini - Sono trascorsi più di 15 giorni senza risposta dalla PA. Per legge se la PA non rifiuta la fattura entro 15 giorni, viene considerata accettata di default.

RITENUTA D'ACCONTO

Fattura Elettronica con Ritenuta d'Acconto

La Ritenuta D'Acconto compare nell'XML se il tuo regime fiscale prevede la RA in relazione al tipo di cliente. Nell'anagrafica cliente, nel box "Fattura Elettronica" puoi specificare se il cliente è una Persona Fisica, Azienda o Pubblica Amministrazione.

Aspetto indipendente, per farlo comparire sulla stampa PDF, bisogna mettere il check in anagrafica cliente "R.A.", in quanto la copia di cortesia non è sempre allineata all'XML. Questa separazione serve a gestire le molte combinazioni fiscali: SRL, ordinario, forfettario, etc, tutti questi regimi hanno regole ed esigenze diverse.

Fattura Elettronica senza Ritenuta d'Acconto

Se il tuo regime fiscale prevede la Ritenuta d'Acconto per fatture emesse a Persona Giuridica, ma la fattura che stai emettendo non deve avere la Ritenuta d'Acconto allora devi seguire questi passi:

- Vai su Configurazione - Impostazioni - Fiscali - Regime Fiscale e scegli un regime fiscale che non prevede Ritenuta d'Acconto.

- Vai sul cliente ed emetti la fatture.

Prima di inviare uan fattura elettronica è buona prassi fare "Visualizza XML" prima di inviare. Il tasto Visualizza Lo trovi a fianco al tasto Invia. In questo modo verifichi che il contenuto dell'XML sia coerente con quanto devi inviare. Un volta inviato torna su Configurazione - Impostazioni - Fiscali - Regime Fiscale e ripristina il tuo Regime Fiscale.

NOTA BENE: per far comparire la Ritenuta d'Acconto sulla copia "cartacea" devi mettere il flag sull'anagrafica cliente su " R.A.", ovviamente se non vuoi che compaia lascialo in bianco.

AUTOFATTURA

Come creare un'autofattura

Qui seguito i passi per creare un autofattura.

• La prima cosa da fare è creare un fornitore (vedi dal Manuale e/o video come creare un fornitore), ma a differenza di un fornitore italiano, in anagrafica, nel campo Città va indicata la Nazione di provenienza. Inoltre è necessario compilare il campo P.IVA, Regime Fiscale e Indirizzo.

• Creato il Fornitore, dobbiamo creare una fattura passiva. (Se non sai come creare una fattura passiva ti consigliamo prima di consultare questo Manuale e/o guardare il video tutorial). A differenza di una Fattura Passiva tradizionale devi necessariamente inserire Numero (che indica il tuo numero prograssivo di autofattura. Smart Vet porrà in automatico il suffisso AF) - indicare il Fornitore - Indicare il Tipo Documento - Indicare Esigibilità IVA - Numero Fattura Fornitore, oltre agli altri campi come Categoria, Data, etc.

• Inserisci almeno una voce con il tasto Aggiunta Libera, compila quindi i vari campi necessari: Descrizione, Importo, etc. Verifica con il tuo consulente se il tipo di fattura (TD17 - TD18 - TD19) è necessario indicare l'IVA.'

• Una volta salvata la fattura, puoi visualizzare l'antemprima attaverso l'icona di stampa (a fianco al tasto arancione di Modifica).

• Se è tutto ok puoi inviare la fattura pigiando l'icona di colore azzurro.

• Ricorda che una volta inviata la fattura è necessario verificare lo stato della fattura, cioè verificare che l'Agenzia delle Entrate abbia correttamente ricevuto e accettato la tua autofattura.

Come scaricare le autofatture

Per scaricare l'XML delle autofatture puoi seguire le istruzioni per scaricare gli XML delle fatture passive. Istruzioni che trovi proprio su questa pagina.

VARIE

Fattura Elettronica senza ENPAV

Se devi emettere una Fattura Elettronica senza ENPAV devi andare su Configurazione - Impostazioni - Fattura Elettronica. Nel campo "Cassa Previdenziale" desezionare ENPAV e poi fare "Salva modifiche". Ora puoi emettere la fattura. Al momento dell'emissionen sulla riga del servizio devi portare a zero il campo ENPAV. Quindi salva la fattura. Prima di inviarla ti consigliamo di fare Visualizza XML (tasto arancione a fianco del tasto Invia). Da qui puoi visualizzare il centenuto dell'XML che stai per inviare. Una volta inviata la fattura torna su Configurazione - Impostazioni - Fattura Elettronica e ristabilisci la Configurazione ordinaria.

Fattura Elettronica a stranieri

Per emettere una fattura elettronica ad un cliente straniero bisogna registrarlo normalmente [Video Tutorial https://www.youtube.com/watch?v=g9J-dS-MXLI] Per inviare la fattura elettronica bisogna compilare, in anagrafica cliente, il campo "Codice Destinatario Univoco" con sette X (XXXXXXX)- Indirizzo comprensivo di città e CAP originali – il campo P.IVA va valorizzato sempre con ID documento straniero (equivalente del nostro Codice Fiscale) oppure con la P.IVA straniera se si tratta di una persona giuridica.

Se il cittadino è comunitario ed ha un C.F. italiano quest'ultimo va inserito nel campo P.IVA; anche se il cliente ha un codice fiscale straniero, va inserito nel campo P.IVA. Se invece il cliente non è cittadino comunitario va inserito il codice "9999999999999999" sempre nel campo P.IVA. Ricordarsi sempre di inserire sette X (XXXXXXX) nel campo "Codice Destinatario Univoco".

Codici in fattura

Se vuoi "occultare" le descrizioni delle voci fattura devi abilitare la funzione in Configurazione - Impostazioni - Varie - Contestualmente devi assicurarti che nel listino prestazioni le voci abbiamo un codice nel campo CODICE. In fattura verrà riportato quest'ultimo. Attenzione se non inserisci nessun codice verrà riportata una voce generica.

Conservazione Sostitutiva

Smart Vet non gestisce la Conservazione Sostitutiva. Consigliamo di utilizzare quella offerta gratuitamente dall'Agenzia delle Entrate, ma sei libero anche utilizzare un provider esterno o chiedere al commercialista di effettuare la Conservazione attraverso il suo software.

Perché ricevo ERRORE VALIDAZIONE inviando una fattura allo SDI?

Se provando ad inviare una fattura ricevi un ERRORE DI VALIDAZIONE devi verificare che i dati inseriti sia corretti. Qui di seguito un elenco di punti che possono aiutarti:

- Se non hai ancora configurato, nel tuo Smart Vet, la pagina di Fattura Elettronica, devi appunto configurarla. Puoi consultare, in questa pagina, la parte Configurazione.

Se invece hai già inviato altre fatture allo SDI e ricevi un errore su una particola fattura ti consigliamo di cliccare su Visualizza - a fianco a Scarica XML - vedrai quindi un messaggio di errore più o meno in chiaro che ti indicherà il problema. Qui di seguito una serie di casistiche più frequenti:

- In anagrafica cliente trovi il box Fattura Elettronica. Hai configurato correttamente la tipologia cliente? Persona fisica, Azienda (associazioni, P.IVA in generale e Pubblica Amministrazione)

--- Se si tratta di una Azienda, hai inserito il Codice Univoco? Se non lo possiedi inserisci i 7 zeri.

--- Se si tratta di Persona Fisica hai compilato i campi Nome, Cognome, Codice Fiscale, Indirizzo, Città?

--- Se si tratta di P.A. vedi la sezione "Fattura Pubblica Amministrazione" che trovi su questa pagina.

Altri errori ricorrenti:

- Nel campo IBAN vengono aggiunte altre parole, spazi o simboli oltre all'IBAN oppure l'IBAN ha un refuso.

- Nel campo indirizzo al posto dell'apostrofo c'è un'apice che somiglia ad apostrofi, ma è un carattere non accettato dall'Agenzia delle Entrate.

- Nel campo Nome o Cognome c'è un testo troppo lungo

- Nel campo note delle fatture c'è un testo troppo lungo (scrivere due o tre parole).

Bollo in fattura

Al momento dell'emissione della fattura elettronica, se hai bisogno di includere il bollo, devi mettere il check sulla casella "Bollo" che trovi vicino al nome cliente e data fattura al momento dell'emissione fattura. La voce di "Bollo", il cui valore è sempre 2€, la trovi in calce sulla stampa della fattura.

NOTA BENE: le informazioni qui di seguito sono riportare a mo' di esempio e sono estrapolate dal sito dell'Agenzia delle Entrate, ma ti consigliamo di verificare quanto segue direttamente sul sito dell'AdE.

Versamento: quando e come si fa: Una volta noto l’importo dell’imposta di bollo dovuta, dovrai procedere al suo versamento. Le date entro cui pagare l'imposta di bollo, riportate dalla guida dell'Agenzia delle entrate, sono: 31 maggio, 30 settembre, 30 novembre, 28 febbraio dell’anno successivo. Vedi sito [AGENZIA DELLE ENTRATE https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/web/guest/versamento-dell-imposta-di-bollo-e-controlli]

Puoi versare l’imposta di bollo in due modi:

- Addebito su Iban, che dovrai indicare sull'apposita funzionalità web del portale “Fatture e corrispettivi”;

- Modello F24, da presentare in via telematica e con appositi codici tributo.

Ovviamente per maggiori informazioni devi chiedere al tuo commercialista, ciò che ti interessa sapere da questo Manuale è come inserire la Marca da Bollo in fattura.